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道听丨电子劳动合同实务指引落地，道朋提供专业法律意见

2021-08-19

道听丨电子劳动合同实务指引落地，道朋提供专业法律意见(图1)

“

2021年8月19日，闵行人社局对外发布了《闵行区用人单位与劳动者订立电子劳动合同操作指引》（以下简称《操作指引》），该《操作指引》进一步明确电子劳动合同实施前、实施中的管理要求，强化电子劳动合同证明效力。道朋律师事务所高级顾问、事业合伙人胡一舟老师对该《操作指引》的起草出台提供专业法律咨询意见。

”

*以下为该《操作指引》全文

/ /

闵行区用人单位与劳动者订立电子劳动合同操作指引

（2021年7月31日）

为了推进电子劳动合同的实践应用，进一步明确电子劳动合同实施前、实施中的管理要求，强化电子劳动合同证明效力，根据《中华人民共和国劳动合同法》、《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》、《中华人民共和国电子签名法》以及《人力资源和社会保障部办公厅关于发布<电子劳动合同订立指引>的通知》[人社厅发（2021）54号]规定，闵行区人社局、行政服务中心已于2021年3月共同制定《关于推进电子劳动合同相关工作的实施意见（试行）》，现再制定《闵行区用人单位与劳动者订立电子劳动合同操作指引》（以下简称《操作指引》）。

1. 电子劳动合同定义

1.1 电子劳动合同是指用人单位与劳动者经协商一致，以可视为书面形式的数据电文为载体，以使用可靠的电子签名的形式订立、涉及劳动关系权利义务履行内容的劳动合同及相关保密协议、竞业限制协议等附件。

1.2 用人单位在人事管理过程中，需要劳动者单方签署的各类管理性、通知性、结果性文本，包括但不限于企业规章制度、绩效考核制度、行政管理通知、入职信息表、文件或物品签收表、岗位职责确认表以及交接单，也可以采取可靠的电子签名的形式进行签署。

2. 电子劳动合同的订立主体

2.1 电子劳动合同的缔约人是启用合同订立系统的合同当事人。用人单位是电子劳动合同的缔约人。

2.2 电子劳动合同缔约相对人是与合同缔约人共同订立合同的另一方当事人。劳动者是电子劳动合同的缔约相对人。

3. 电子劳动合同的服务方

3.1 电子签名认证机构

3.1.1 电子签名认证机构是为电子合同缔约人签发电子签名认证证书及提供相应服务的依法设立的机构。

3.1.2 持有工信部颁发的《电子认证服务许可证》的电子认证服务提供者为合法的电子签名认证机构，依法向电子合同缔约人出具电子签名认证证书。

3.2 电子劳动合同订立服务机构

3.2.1 用人单位可以自建电子劳动合同订立系统，也可以采购第三方电子劳动合同订立服务机构提供的服务。电子劳动合同订立服务机构是建立电子劳动合同订立系统并进行运营维护的机构。

3.2.2 电子劳动合同订立系统应视情综合采用符合《电子签名法》等法律法规规定的电子签名、可信时间戳、哈希值校验、区块链等证据收集、固定和防篡改的技术手段，确保电子劳动合同真实性、有效性。

3.2.3 电子劳动合同订立系统应当留存订立和管理电子劳动合同全过程证据，包括身份认证、签署意愿、电子签名等，保证电子证据链的完整性，确保相关信息可查询、可调用。

3.2.4 用人单位在选择电子劳动合同订立服务机构时，可以要求电子劳动合同订立服务机构提供其与电子签名认证机构的合作协议、电子签名认证机构资质证书进行核验。

3.3 电子劳动合同存证机构

3.3.1 电子劳动合同存证机构是独立于电子劳动合同缔约各方、电子劳动合同订立服务机构，能提供电子劳动合同信息保存的第三方存储服务机构。

3.3.2 电子劳动合同存证机构可以应电子劳动合同缔约各方以及电子劳动合同订立服务机构的请求对电子劳动合同订立提供多种形式的存储服务并提供信息真实性证明。

3.3.3 电子劳动合同的完整储存信息应当包括合同内容、签署时间、签署主体（含电子签名认证）、签署意愿等信息。作为一项保障措施，建议将完成签署的电子劳动合同源文件、签署过程形成的日志记录存储于本地区公证处服务器上，并采取区块链技术进行加密防篡改。

3.3.4 电子劳动合同订立服务机构、电子劳动合同存证机构建议相互独立，不应当存在总分公司、母子公司、投资关系等关联关系。

4. 电子劳动合同应用流程

4.1 用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。

4.2 用人单位与劳动者在电子劳动合同订立前，通过书面、微信短信或电子邮件等多种方式进行沟通协商，征得劳动者对于订立电子劳动合同的事先同意。

4.3 用人单位可以在电子劳动合同订立的流程中勾选订立须知、电子劳动合同的正文中以加粗加黑等显著突出的方式，明确约定双方同意签订电子劳动合同。

4.4 对于用工体量较大的用人单位首次全员采取电子签名方式订立劳动合同等用工管理相关文本的，建议用人单位按照厂务公开的要求，采取民主程序向全体员工进行告知和确认。

4.5 用人单位通过电子劳动合同订立系统将待签署的电子劳动合同文本推送给劳动者后，应当运用数字证书、联网信息核验、生物特征识别验证、手机短信信息验证码等技术手段，确保劳动者实施远程签署系本人的自愿行为，并记录和验证确认过程。

5. 电子劳动合同举证规则

5.1 劳动争议案件审理过程中，负有举证责任的一方当事人应提供证据。

5.2 发生劳动争议，当事人可以提交电子劳动合同打印件作为证据。当事人对电子劳动合同的真实性产生争议的，劳动争议仲裁机构可以要求用人单位补充提交订立电子劳动合同的原始数据、订立机构技术说明相关的司法鉴定书或公证书等相关证据。

5.3 用人单位对电子劳动合同的生成、传输、储存全过程作了清晰、完整、合理的说明，并提供必要的证据材料证明电子劳动合同真实性的，劳动争议仲裁机构应当采信该电子劳动合同，但劳动者有相反证据足以推翻的除外。

5.4 用人单位有证据证明电子劳动合同订立过程用于验证身份的手机号码、数字证书等为电子签名人本人信息，但劳动者否认签约过程系电子签名人操作的，劳动者应当就相应登陆或验证方式脱离电子签名人本人掌控的事实进行举证。

5.5 电子劳动合同源文件、签署过程日志记录构成电子劳动合同的相关电子数据。电子劳动合同订立平台、电子劳动合同存证平台的存储的电子数据保持一致的，可以增强电子劳动合同未被篡改的可信度。

6. 信息保护和安全

6.1 电子劳动合同信息的管理、调取和应用要符合《中华人民共和国网络安全法》《互联网信息服务管理办法》等法律法规，不得侵害信息主体合法权益。

6.2 电子劳动合同订立平台及其所依赖的服务环境，要按照《信息安全等级保护管理办法》第三级的相关要求实施网络安全等级保护，确保平台稳定运行，提供连续服务，防止所收集或使用的身份信息、合同内容信息、日志信息泄漏、篡改、丢失。

6.3 电子劳动合同订立平台及存储平台要建立健全电子劳动合同信息保护制度，不得非法收集、使用、加工、传输、提供、公开电子劳动合同信息。未经信息主体同意或者法律法规授权，电子劳动合同订立平台及存储平台不得向他人非法提供电子劳动合同查阅、调取等服务。

7. 其他

7.1 用人单位有义务提示劳动者及时下载和保存电子劳动合同文本，告知劳动者查看、下载电子劳动合同的方法，并提供必要的指导和帮助，并不得向劳动者收取费用。

7.2 劳动者需要电子劳动合同纸质文本的，用人单位要至少免费提供一份，并通过盖章等方式证明与数据电文原件一致。

7.3 电子劳动合同的储存期限要符合《中华人民共和国劳动合同法》、《保障农民工工资支付条例》关于劳动合同保存期限的规定。

8. 附则

本《操作指引》未尽事宜，按照有关法律法规和政策规定执行，随有关法律法规和政策规定明确进一步修订和完善。

*如需要采购电子劳动合同服务，可致电021-33770101。

胡一舟

道朋律师事务所高级顾问、事业合伙人

胡一舟，本科就读于华东政法大学法律系法学专业。胡一舟具有长达15年的政府工作经历，先后担任过劳动争议仲裁员、劳动争议仲裁庭庭长、人社部门法制办主任、劳动监察仲裁科长等职务，在劳动争议解决、劳动关系服务指导和用工合规、行政复议诉讼应对等专业领域具备丰富的工作经验。胡一舟长期关注劳动关系领域的新态势发展，深度参与电子劳动合同推进、用工多元化政策的制定与落地。

END

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